Ik vertrek en neem mee…

Ook al zijn uw medewerkers zo trouw als een hond, het komt voor dat zij hun geluk elders gaan zoeken. Als werkgever organiseert u een leuk afscheidsfeest, collega’s verzamelen geld voor een mooi afscheidscadeau en als het dan zover is, vertrekt uw trouwe en kennisvolle medewerker met een verse bos bloemen. Maar staat u er wel eens bij stil wat uw medewerker nog meer mee neemt? Weet u eigenlijk wel wat het verlies aan kennis is over het bedrijfsinformatiesysteem waarmee hij zich al jaren bezig houdt? En hoe u deze kennis kunt behouden?

Simpel, vlak voordat iemand vertrekt stelt hij op uw verzoek een uitgebreid document op waarin hij zijn Exact-gerelateerde kennis over uw belangrijke bedrijfsprocessen, procedures en werkmethodieken vastlegt. Mooi, want dan kan zijn opvolger het direct van hem overnemen. In de praktijk blijkt dat een grondige overdracht slechts in zeer beperkte mate lukt. Een vertrekkende medewerker heeft namelijk geen belang bij het vastleggen van zijn Exact-kennis. Ook heeft hij in zijn laatste dagen meestal geen tijd om een dergelijk document op te stellen. En is er sowieso iemand beschikbaar om de voortgang te bewaken en het resultaat te beoordelen?

Om de actuele kennis van een medewerker goed op te nemen en te borgen in uw organisatie is een aantal aspecten van belang. Bijvoorbeeld welke specifieke Exact (proces)kennis noodzakelijk is om de continuïteit van uw organisatie of afdeling te waarborgen. En welke samenhang van activiteiten heeft hij binnen de software van Exact verricht en wat is het doel ervan.

We zien dat het vastleggen van kennis voor veel organisaties geen routine is. Het is voor medewerkers soms ook erg moeilijk om te beoordelen of de gedocumenteerde Exact-kennis compleet is en of daarin geen essentiële onderdelen ontbreken. Onze consultants kunnen u ondersteunen om grip te krijgen op het borgen van de noodzakelijke Exact-kennis die bij een vertrekkende medewerker aanwezig is. Want als uw medewerker vertrekt, hoeft uw kennis niet te verdwijnen. Voorkomen is beter dan genezen!

Het team van Business Experts